De verantwoordelijkheden van een logistiek en technisch coördinator kunnen verschillen naargelang het type van de structuur (jeugdhuis, dagcentrum voor daklozen, rust- en verzorgingstehuis, residentiële dienst voor volwassenen met een beperking, kinderdagverblijf, thuiszorgdienst enz.) maar omvatten meestal:  

Resource management  

Vzw’s kunnen genoodzaakt zijn om te werken met beperkte middelen op het gebied van tijd, geld en materiaal. Net daarom is de rol van de logistiek en technisch coördinator zo cruciaal. De logistiek en technisch coördinator kan dankzij zijn of haar ervaring het gebruik van die middelen optimaliseren aan de hand van een efficiënte planning van de aankopen, stockbeheer, onderhoud van de uitrustingen enz.  

Zo zorgt de logistiek en technisch coördinator er bijvoorbeeld voor dat een opvangcentrum voor daklozen over essentiële middelen zoals voedsel, kleren, hygiëneproducten en dagelijkse benodigdheden kan beschikken. Hij of zij ontvangt de leveringen en maakt een inventaris van de goederen op.   

Planning van evenementen en projecten  

Veel vzw’s organiseren evenementen, workshops en projecten om hun doelstellingen te bereiken. De logistiek en technisch coördinator speelt een sleutelrol bij de planning en uitvoering van die activiteiten door ervoor te zorgen dat de technische en logistieke behoeften gedekt zijn. 

Operationele logistiek  

Tijdens de dagelijkse activiteiten van een vzw kan het nodig zijn om goederen te leveren, materiaal te verdelen, transport te coördineren enz. De coördinator zorgt ervoor dat alles vlot en efficiënt verloopt.  

Zo wordt hij of zij bijvoorbeeld in een residentiële dienst belast met de toewijzing van de verblijfplaatsen in functie van de specifieke capaciteiten en behoeften. Hij of zij coördineert ook de maaltijdbedeling en overlegt samen met collega’s en directie om ervoor te zorgen dat de maaltijden aangepast zijn aan de behoeften van de bewoners. 

Infrastructuurbeheer  

Als de vzw over lokalen, installaties of uitrustingen beschikt, waakt de logistiek en technisch coördinator over hun onderhoud, veiligheid en goede werking. Hij of zij ziet toe op het onderhoud en de netheid van de lokalen, woonruimtes en sanitaire voorzieningen. Hij of zij coördineert de nodige herstellingen om een veilige en gezonde omgeving te waarborgen. Hij of zij is ook het logistieke aanspreekpunt bij evenementen die buiten de muren worden georganiseerd.  

Veiligheid en compliance  

De logistiek coördinator zorgt ervoor dat de installaties beantwoorden aan de heersende veiligheidsnormen en wettelijke voorschriften. Hij of zij gaat na of de deelnemers aan de activiteiten de veiligheidsregels en de beleidsregels van de vzw naleven.  

Energieprestatie 

Soms krijgt de logistiek en technisch coördinator de vraag om de technische en energieprestaties van de installaties te beoordelen en oplossingen ter verbetering voor te stellen, afwijkende situaties te melden en de nodige vereisten te monitoren.  

Opvolging van werken 

Als er werken plaatsvinden in de infrastructuur van de vzw, staat de coördinator in voor de opvolging en de aanvaarding van de werken (naleving van de DBDMH-regels, nooduitgangen enz.). Hij zorgt voor de nodige voorzieningen om de uitvoering van de werken te coördineren zonder het leven van de bewoners in het gedrang te brengen. Hij wordt ook belast met de planning en organisatie van de inrichtingswerkzaamheden in de lokalen (gemeenschappelijke ruimten, zitkamers, buitenruimtes, bewegwijzering enz.). 

Technische steun aan de bewoners  

De coördinator verstrekt technische en logistieke bijstand aan bewoners, met name door te helpen bij het gebruik van de uitrustingen, te antwoorden op vragen en de toegang tot allerlei diensten te vereenvoudigen. 

Beheer van vrijwilligers  

Vzw’s rekenen vaak op vrijwilligers. De coördinator kan een rol spelen bij de coördinatie van de vrijwilligers door ervoor te zorgen dat ze over de nodige middelen beschikken om hun opdrachten tot een goed einde te brengen. 

Beheer van verplaatsingen en transport  

Hij of zij kan de verplaatsingen coördineren bij uitstapjes, studiereizen of excursies door ervoor te zorgen dat het transport op een veilige manier wordt georganiseerd en aangepast is aan de behoeften van de begunstigden/bewoners. 

Reageren op noodsituaties  

Bij noodsituaties, zoals een natuurramp of een humanitaire crisis, kan de logistiek en technisch coördinator een levensbelangrijke rol spelen door de noodhulpacties te coördineren en op het terrein de nodige middelen te voorzien. Bijv.: opvang van vluchtelingen of slachtoffers bij rampen zoals overstromingen. De logistiek coördinator past veiligheidsprotocollen toe om met noodsituaties om te gaan. 

Optimalisering van de processen  

Door ondoelmatigheden in de interne processen bloot te leggen, kan de coördinator verbeteringen voorstellen om de werkzaamheden vlotter en goedkoper te maken. 

Interne en externe coördinatie  

Via zijn of haar samenwerkingen met andere afdelingen in de vzw en interacties met externe partners bevordert de coördinator de communicatie en de coördinatie. Hij of zij kan bijvoorbeeld samenwerken met maatschappelijk werkers en gezondheidsprofessionals om de ondersteunende diensten voor de bewoners, zoals toegang tot gezondheidszorg, adviesdiensten en herinschakelingsprogramma’s, te coördineren. 

Beheer van de giften en bijdragen in natura afkomstig van particuliere donateurs of partners 

De coördinator kan samenwerken met lokale organisaties en bedrijven om middelen en aanvullende steun te krijgen. Hij of zij staat in voor het ontvangen van materiële giften en moet erover waken dat die correct worden gestockeerd en herverdeeld.