Laten we nader bekijken welke taken worden toevertrouwd aan deze veelzijdige professional, op wie alle medewerkers, vrijwilligers en leden van de organisatie en haar bestuursorgaan (bestuurders) een beroep kunnen doen.   

Receptie en onthaal  

De secretaris is verantwoordelijk voor het onthaal van de bezoekers, de telefoongesprekken en het onthaal in het algemeen.  

Communicatie   

Hij of zij staat in voor de interne en externe communicatie van de organisatie: opstellen en beheer van brieven, e-mails, officiële documenten, oproepingen voor de vergaderingen van het bestuursorgaan of de algemene vergadering enz.  

Planning en organisatie  

Onder leiding van de directieassistent helpt de secretaris bij het plannen van de vergaderingen, evenementen en afspraken voor de directie en de teamleden. Hij of zij zorgt ook voor het reserveren van zalen, de voorbereiding van de documenten en de coördinatie van logistieke details (beschikt de zaal over een projector en een scherm? Is ze groot genoeg? enz.). 

Voorbereiding van documenten  

In samenwerking met de directieassistent staat de secretaris in voor de voorbereiding en de opmaak van allerlei documenten, zoals verslagen, overeenkomsten, inschrijvingen, presentaties, dossiers voor directievergaderingen en beslissingen.  

Hij of zij kan bijvoorbeeld worden belast met de voorbereiding van de documenten voor de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering van de vereniging.  

Opvolging van dossiers en dashboards  

De secretaris staat in voor de opvolging van de belangrijke dossiers en controleert of de tijdens de vergaderingen overeengekomen acties tijdig worden uitgevoerd. In overleg met de directieassistent kan hij of zij worden belast met het maken van aantekeningen tijdens bepaalde vergaderingen en het opstellen van het verslag van vergaderingen. Hij of zij kan steun verlenen in het kader van dossiers voor fondsenwerving en het opstellen van activiteiten- en financiële verslagen voor de subsidiërende overheden.   

Administratieve ondersteuning en HR 

Naast steun aan de directie kan de secretaris ook meer algemene administratieve ondersteuning verlenen aan de hele organisatie door de kantoorbenodigdheden te beheren, door studiereizen te organiseren, maar ook door de directieassistent te helpen bij de administratieve verwerking van alles wat te maken heeft met human resources en het statuut van de werknemers (loon, verlof, overeenkomsten, contracten, verzekeringen enz.).  

De secretaris kan ook worden belast met de invoer van boekhouddocumenten onder toezicht van de financieel verantwoordelijke en met handelingen eigen aan de verenigingssector zoals het updaten en beheren van de statuten, de publicaties (verschijning in het Staatsblad, UBO-register enz.) of het bijwerken van de ledenlijsten.  

Hulp bij het organiseren van evenementen of activiteiten 

Als de organisatie een evenement of een activiteit organiseert, kan de secretaris waardevolle hulp bieden aan de projectverantwoordelijke en aan de communicatieverantwoordelijke.  

Bepaalde taken kunnen aan hem of haar worden gedelegeerd (zalen reserveren, offertes voor catering of materiaal aanvragen en vergelijken, drukwerk bestellen, contact opnemen om praktische informatie mee te delen aan uitvoerders enz.).