Boekhouding en financieel beheer  

De administratief en financieel assistent helpt de AFV (link naar fiche nr. 2) bij het beheer van de boekhoudkundige en financiële verrichtingen van de organisatie. Dat omvat:  

• het bijhouden van de boekhouding; 

• de invoer van de financiële verrichtingen;  

• het factuurbeheer;  

• de opvolging van de betalingen; 

• het voorbereiden van de basisdocumenten voor de boekhouding. 

Voorbereiding van de financiële rapporten  

De assistent helpt bij de voorbereiding van de periodieke financiële rapporten, zoals financiële staten, balans en resultatenrekening. Die rapporten zijn belangrijk om de financiële gezondheid van de vzw te beoordelen en voor de rapportering bestemd voor de leden van het bestuursorgaan en voor de subsidiërende overheden, de geldschieters (filantropische stichtingen, sponsors, mecenassen) en particuliere donateurs.  

Budgettaire follow-up  

De administratief en financieel assistent kan helpen bij de opvolging van de begrotingen van de vzw. Dat behelst het vergelijken van de werkelijke uitgaven met de begrotingsprognoses, het aanwijzen van afwijkingen en het melden van mogelijke problemen aan het directieteam. 

Beheer van betalingen en uitgaven  

De assistent is verantwoordelijk voor de opvolging van de betalingen, het beheer van de lopende uitgaven en de factuurcontrole. Hij of zij zorgt ervoor dat de betalingen tijdig worden uitgevoerd en dat de uitgaven overeenstemmen met het financiële beleid van de organisatie en met de geldende wettelijke voorschriften.  

Beheer van de overheidssubsidies 

Hij of zij moet bijzondere aandacht besteden aan het beheer van de subsidies, zowel wat hun bestemming betreft (die uiteraard moet overeenstemmen met de voorschriften van de projectoproep of de goedkeuring waaraan ze zijn verbonden) als de termijn waarbinnen de bedragen moeten worden besteed en de bewijsstukken die moeten worden voorgelegd (rapportering in verband met het correcte gebruik van overheidsmiddelen).  

Algemeen administratief beheer  

Naast de financiële taken kan de administratief en financieel assistent ook worden betrokken bij algemene administratieve taken zoals:  

• coördinatie van human resources (personeelsdossiers, arbeidscontracten, arbeidsgeneeskunde, loonfiches); 
• dossierbeheer; 
• beheer van de kantoorbenodigdheden; 
• organisatie van vergaderingen en opstellen van de verslagen; 
• beheer van de telefoongesprekken, e-mails en brieven; 
• voorbereiding en aanpassing van documenten met Microsoft Office (Excel, PowerPoint et Word);  
• informatieoverdracht tussen personeelsleden (informatie laten doorstromen); 
• agendabeheer; 
• organisatie van verplaatsingen (studiereizen, seminars enz.); 
• beheer van huurcontracten en verzekeringen; 
• opstellen van facturen; 
• verwerking van offertes; 
• uitvoering van ondersteunende taken voor het directieteam;  
• verzamelen en verspreiden van financiële informatie en analyses om de directie bij te staan bij de besluitvorming.  

Naleving van de reglementering  

De assistent moet erover waken dat de vzw alle geldende boekhoudkundige, fiscale en administratieve reglementen en de wetgeving naleeft. 

Communicatie en coördinatie  

Soms moet de administratief en financieel assistent communiceren met de leveranciers, externe partners en personeelsleden van de vereniging om te zorgen voor een efficiënte coördinatie van de administratieve en financiële verrichtingen van de vzw.