Communicatieverantwoordelijke
Als woordvoerder en uithangbord voor het goede imago van de organisatie waarvoor hij of zij werkt, speelt de communicatieverantwoordelijke een sleutelrol bij het promoten van de opdracht, de activiteiten en de waarden van de organisatie. Het is dankzij hem of haar dat de projecten van een vzw bestaan en zichtbaar worden voor het grote publiek.
Omschrijving
De communicatieverantwoordelijke wordt ook wel persvoorlichter, persattaché of woordvoerder genoemd. Hij of zij ontwikkelt interne en externe communicatieformats en -content voor de vereniging, ter ondersteuning van haar strategie en opdracht. Dat kan ook de fondsenwervings- en bewustmakingscampagnes voor het grote publiek omvatten.
De communicatieverantwoordelijke ontwerpt of gebruikt alle middelen, acties, communicatienetwerken met de bedoeling de vereniging bekend te maken en de contacten tussen de vereniging en haar omgeving te bevorderen. Hij of zij staat met andere woorden in voor de zichtbaarheid van de vereniging.
Als communicatieverantwoordelijke voor een non-profitorganisatie werken heeft talrijke voordelen. Zo kan je je beroepsloopbaan afstemmen op je persoonlijke waarden en overtuigingen.
De voornaamste taken van de communicatieverantwoordelijke zijn het ontwikkelen van een communicatiestrategie, het omgaan met eventuele crisissituaties of het antwoorden op vragen van journalisten. Die functie vereist zowel een goede kennis van de verschillende diensten van de vzw en de professionals die daar werken, als een sterk empathisch vermogen.
Hier volgt een uitgebreide beschrijving van de taken van een communicatieverantwoordelijke.
Communicatiestrategie
De communicatieverantwoordelijke ontwikkelt een globale communicatiestrategie in lijn met de opdracht en de doelstellingen van de non-profitorganisatie. Hij of zij brengt de doelgroepen in kaart, bepaalt de kernboodschappen en kiest de geschikte communicatiekanalen om die doelgroepen efficiënt aan te spreken.
Imagobeheer van de vzw
Hij of zij waakt over de consistentie van het imago en de visuele identiteit (logo, baseline, huisstijl) van de organisatie (vzw, ivzw, ngo, filantropische stichting, openbare instelling enz.) op alle communicatiedragers, inclusief websites, sociale netwerken, presentatiedossiers (flyers …) enz.
Public relations
De communicatieverantwoordelijke staat in voor het beheer van de relaties met journalisten en media en zorgt daarbij voor een positieve aanwezigheid van de organisatie in de media. Hij of zij schrijft persberichten en stelt persmappen samen, organiseert persconferenties en antwoordt op vragen van de media om de activiteiten van de organisatie onder de aandacht te brengen. Hij of zij staat de media ook te woord in geval van een mediacrisis.
Interne communicatie
Hij of zij bevordert de communicatie binnen de organisatie door te zorgen voor een overzichtelijke verspreiding van de informatie onder de verschillende teams en afdelingen. Dat kan gaan van het opstellen van interne nieuwsbrieven tot het organiseren van informatievergaderingen en het beheer van het intranet.
Opmaak van content en transversaliteit
De communicatieverantwoordelijke is belast met het ontwerpen en maken van content (teksten, artikels, getuigenissen, video’s, beelden enz.) voor de verschillende communicatiedragers die door de organisatie worden gebruikt (website, sociale netwerken enz.).
Hij of zij moet er ook voor zorgen dat die content past bij de globale communicatiestrategie van de vzw. Hij of zij werkt nauw samen met de advocacy-verantwoordelijke, met name voor het opstellen en verspreiden van whitepapers en met de verantwoordelijke voor de fondsenwerving (fundraiser) voor allerlei transversale content.
De getuigenis van een begunstigde kan bijvoorbeeld deel uitmaken van een portret of een citaat in het kader van een persbericht of een persmap, op de website van de vzw staan en worden gebruikt in het kader van een brief of een e-mailing om fondsen te werven.
Die transversaliteit kan worden toegepast in verschillende situaties: feestelijke inhuldiging van nieuwe lokalen, opening van een nieuwe dienst, vragen over een bepaald onderwerp.
Sociale netwerken
Hij of zij beheert de socialemediaplatformen van de organisatie (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter, TikTok) door impactvolle content te maken, door in interactie te treden met leden en volgers, door als moderator en toezichthouder op te treden in de onlinegesprekken om een positieve en reactieve aanwezigheid te behouden.
Crisismanagement
Bij een crisis of een heikele situatie (schandaal, ramp) speelt de communicatieverantwoordelijke een sleutelrol in het communicatiebeheer om de schade voor de reputatie van de organisatie te minimaliseren. Zoals het gezegde luidt: oorlog wordt voorbereid in vredestijd. De communicatieverantwoordelijke bereidt de strijdplannen voor die moeten worden uitgerold in het vooruitzicht van mogelijke crisissituaties.
Resultatenmeting
De communicatieverantwoordelijke maakt gebruik van analysetools om de efficiëntie van de communicatie-inspanningen te evalueren door het online-engagement, het verkeer op de websites, de media-impact en andere kritische prestatie-indicatoren te meten (Google Analytics …).
Over welke vaardigheden moet ik beschikken?
- Grondige kennis van de globale communicatie van de organisatie (intern/extern, waarden, boodschappen, visies enz.);
- Een communicatieplan kunnen ontwikkelen en uitrollen (doelstellingen, tools en middelen bepalen, resultaten meten enz.);
- Uitstekende schrijfvaardigheid (perfecte spelling);
- Boodschappen op een toegankelijke manier kunnen overbrengen;
- Naleven van deadlines;
- Sterk ontwikkeld grafisch esthetisch gevoel;
- Goede kennis van de nieuwe technologieën en sociale netwerken;
- Grondige kennis van digitalemarketingtools;
- Grondige kennis van kantoorsoftware en tools voor visuele creativiteit zoals Canvas, Adobe Creative Suite;
- Kennis van de mediawereld en vermogen om efficiënt te communiceren met journalisten;
- Goed functioneren in teamverband;
- Naargelang het gewest en de al dan niet internationale dimensie van de organisatie (ngo), wordt verwacht dat je het Frans, het Nederlands en/of het Engels beheerst.
Over welke persoonlijke eigenschappen moet ik beschikken?
- Veelzijdigheid;
- Dynamisch en creatief;
- Vlot in de omgang;
- Luisterbereidheid en openstaan voor dialoog;
- Beschikbaarheid, snelheid, reactiviteit;Nauwkeurigheid, duidelijkheid, precisie;
- Zin voor organisatie en initiatief;
- Aanpassingsvermogen;
- Stressbestendig;
- Zelfstandigheid;
- Synthetische geest.
Opleiding
Communicatieverantwoordelijke worden kan via verschillende soorten opleidingen: een bachelor Communicatie of Public Relations, een master Journalistiek enz.
De functie van communicatieverantwoordelijke / persattaché / woordvoerder wordt vaak ingevuld door ex-journalisten vanwege van hun schrijfvaardigheid en hun kennis van de mediawereld.