Receptie en onthaal  

In sommige organisaties kan de directieassistent verantwoordelijk zijn voor het onthaal van de bezoekers, de telefoongesprekken en het onthaal in het algemeen. Hij of zij wordt bijvoorbeeld belast met het onthaal van kandidaat-vrijwilligers in de organisatie voor ze worden ontvangen door de vrijwilligersverantwoordelijke.   

Communicatie   

De directieassistent staat in voor de interne en externe communicatie van de organisatie: opstellen en beheren van brieven, e-mails, officiële documenten, oproepingen voor de vergaderingen van het bestuursorgaan of de algemene vergadering enz.  

Planning en organisatie  

De directieassistent helpt bij het plannen van de vergaderingen, evenementen en afspraken voor de directie en de teamleden. Hij of zij zorgt ook voor het reserveren van zalen, de voorbereiding van de documenten en de coördinatie van logistieke details (beschikt de zaal over een projector en een scherm? Is ze groot genoeg? enz.). 

Agendabeheer  

De directieassistent houdt de agenda van de directie bij en zorgt voor een efficiënte verwerking van de afspraken en belangrijke deadlines. 

Voorbereiding van documenten  

Hij of zij staat in voor de voorbereiding en de opmaak van allerlei documenten, zoals verslagen, overeenkomsten, inschrijvingen, presentaties, dossiers voor directievergaderingen en -beslissingen.  

Hij of zij kan bijvoorbeeld worden belast met de voorbereiding van de documenten voor de vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering van de vereniging. Soms wordt hem of haar ook gevraagd om de nieuwe wetgeving in de sector (cao’s …) in het oog te houden en het arbeidsreglement en het reglement van inwendige orde bij te werken in functie van de verschillende arbeidsregelingen en cao’s. 

Informatiebeheer  

De directieassistent kan worden belast met het verzamelen, organiseren en verspreiden van informatie die voor de directieleden en partners belangrijk is. Hij of zij wordt bijvoorbeeld belast met het doorsturen van belangrijke informatie aan alle leden, zoals nieuwe bepalingen in verband met de statuten of het UBO-register.  

Opvolging van dossiers en dashboards  

Hij of zij staat in voor de opvolging van de belangrijke dossiers en controleert of de tijdens de vergaderingen overeengekomen acties tijdig worden uitgevoerd. Hij of zij is belast met het opstellen van de verslagen van vergaderingen en het opmaken en bijhouden van dashboards. De directieassistent biedt ook hulp in het kader van dossiers voor fondsenwerving en het opstellen van activiteiten- en financiële verslagen voor de subsidiërende overheden.   

Administratieve ondersteuning en HR 

Naast steun aan de directie kan de directieassistent ook meer algemene administratieve ondersteuning verlenen aan de hele organisatie door de kantoorbenodigdheden te beheren, door studiereizen te organiseren, maar ook door deel te nemen aan de administratieve verwerking van alles wat te maken heeft met human resources en het statuut van de werknemers (loon, verlof, overeenkomsten, contracten, verzekeringen enz.).  

De directieassistent kan ook worden belast met het invoeren van boekhouddocumenten onder toezicht van de financieel verantwoordelijke (link naar fiche nr. 2) en met handelingen eigen aan de verenigingssector zoals het updaten en beheren van de statuten, de publicaties (verschijning in het Staatsblad, UBO-register enz.) of het bijwerken van de ledenlijsten.  

Hulp bij het organiseren van evenementen en activiteiten 

Als de organisatie een evenement of een activiteit organiseert, kan de directieassistent waardevolle hulp bieden aan de projectverantwoordelijke (link naar fiche nr. 7) en aan de communicatieverantwoordelijke (link naar fiche nr. 8).  

Bepaalde taken kunnen aan hem of haar worden gedelegeerd (zalen reserveren, offertes voor catering of materiaal aanvragen en vergelijken, drukwerk bestellen, contact opnemen om praktische informatie mee te delen aan uitvoerders enz.).  

Omgaan met gevoelige informatie  

Gezien zijn of haar rechtstreekse, ondersteunende rol ten aanzien van de directie, staat de directieassistent vaak in voor de verwerking van vertrouwelijke en gevoelige informatie. Discretie en vertrouwelijkheid moeten daarbij worden gehandhaafd.