Onthaalmedewerker
Onthaalmedewerkers in non-profitorganisaties zijn verantwoordelijk voor het onthaal van bezoekers, partners en begunstigden en staan in voor de communicatie aan de ingang of het onthaal van de organisatie. Hun rol bestaat erin om een positieve en gastvrije eerste indruk te wekken voor alle mensen die in contact komen met de organisatie en hen zo goed mogelijk wegwijs te maken in haar verschillende diensten.
Omschrijving
Onthaalmedewerkers informeren en oriënteren de mensen aan de onthaalbalie of de telefooncentrale van de structuur. Naargelang de organisatie kunnen ze toegangsbewijzen, badges, tickets, uitnodigingen … afleveren. Ze kunnen de post beheren of eenvoudige administratieve taken uitvoeren (klasseren, computergegevens invoeren, vooraf opgestelde brieven intikken …).
In sommige non-profitorganisaties spelen de onthaalmedewerkers een preventieve en bemiddelende rol. Ze kunnen bijvoorbeeld ook instaptesten afnemen bij cursisten.
Onthaalmedewerkers worden in sommige sectoren ook receptionisten genoemd en hebben bij uitstek een relationeel en contactgericht beroep. Meestal gaat hun functie verder dan alleen mensen onthalen en wegwijs maken.
Laten we even nader bekijken welke taken ze uitvoeren.
Bezoekers onthalen
Onthaalmedewerkers verwelkomen de bezoekers aan de ingang van de organisatie en verwijzen hen naar de juiste kantoren/lokalen. Indien nodig kan een onthaalmedewerker met het oog op de veiligheid of de follow-up een bezoekersregister bijhouden.
Telefonische oproepen en boodschappen ontvangen
Ze beantwoorden inkomende telefoongesprekken, nemen de boodschappen aan en schakelen de oproepen door naar de betrokken personen binnen de organisatie. Ze kunnen omgaan met eventuele spanningen of crisissituaties en reageren gepast in noodsituaties.
Afspraken beheren
Een onthaalmedewerker kan verantwoordelijk zijn voor de planning en de coördinatie van de afspraken door ervoor te zorgen dat de agenda’s up-to-date blijven en de afspraken goed worden georganiseerd.
Oriënteren en informeren
Onthaalmedewerkers verstrekken basisinformatie over de organisatie, haar diensten, haar programma’s en haar evenementen aan bezoekers en aan de mensen die opbellen. Naargelang de diensten kunnen ze desgevallend de lijst meedelen met de stukken die nodig zijn om een dossier te openen, mensen helpen bij het invullen van administratieve documenten en controleren of een aanvraagdossier volledig is voordat ze iemand doorverwijzen. Ze kunnen ook tussenkomen bij diensten en instanties om de situatie van een iemand uit te leggen en te verduidelijken.
Documenten verspreiden
Ze kunnen ook instaan voor het uitdelen van brochures, formulieren of andere relevante documenten aan bezoekers of begunstigden/bewoners.
Logistiek coördineren
Naast het onthaal kunnen de medewerkers belast worden met de coördinatie van een aantal logistieke taken, zoals het beheer van de vergaderzaalboekingen of het verdelen van sleutels. Ze kunnen verantwoordelijk zijn voor het ontvangen van leveringen of de bedeling van maaltijden aan de begunstigden.
Interne communicatie
Ze kunnen dienst doen als tussenpersoon tussen bezoekers en personeelsleden door belangrijke boodschappen of relevante informatie door te geven.
Externe Communicatie
Ze kunnen contact opnemen met externe verenigingen, communiceren met de OCMW-diensten om allerlei zaken te regelen enz.
Over welke vaardigheden moet ik beschikken?
- Uitstekende kennis van het organogram van de organisatie en van de taken van de verschillende diensten;
- Kennis van de beleidslijnen en de opdrachten van de organisatie en van de externe instanties die banden hebben met de organisatie;
- Een vraag kunnen begrijpen om er doeltreffend gevolg aan te geven;
- Goede kennis van spelling- en grammaticaregels;
- Kennis van secretariaatstechnieken en van het opstellen van administratieve documenten;
- De waarden van de organisatie naleven;
- Kennis van de noodprocedures (brand, incident, onwel worden …);
- Onthaal-, luister- en dialoogvaardigheden;
- Kunnen omgaan met moeilijke doelgroepen en conflictsituaties;
- In bepaalde organisaties kunnen noties van EHBO of de kennis van vreemde talen worden gevraagd.
Over welke persoonlijke eigenschappen moet ik beschikken?
- Reactievermogen en efficiënte werktijdorganisatie;
- Vlot in de omgang;
- Beleefd en hoffelijk;
- De verplichting tot terughoudendheid en professionele discretie naleven;
- Assertiviteit.
Opleiding
Er zijn verschillende studierichtingen die verband houden met de functie van onthaalmedewerker:
Secundair onderwijs:
- Getuigschrift van het zesde jaar beroepsonderwijs in de richting ‘Administratie- en onthaalmedewerker’
- Diploma secundair onderwijs (TSO) ‘Onthaalmedewerker en toerisme’
Alternerend secundair onderwijs:
- Getuigschrift van het zesde jaar beroepsonderwijs in de richting ‘Administratie- en onthaalmedewerker’
Buitengewoon onderwijs:
- Getuigschrift van het zesde jaar beroepsonderwijs in de richting ‘Administratie- en onthaalmedewerker’