Wat zijn de taken van een projectverantwoordelijke? 

De taken van een projectverantwoordelijke zijn afhankelijk van de aard van de organisatie (vzw, ivzw, filantropische stichting, ngo, openbare instelling enz.), haar omvang en haar specifieke doelstellingen. Hier volgt een algemeen overzicht van de voornaamste verantwoordelijkheden van een dergelijke functie: 

Projectplanning  

De projectverantwoordelijke stelt gedetailleerde plannen op voor elk project en bepaalt daarbij de doelstellingen, de verschillende stappen, de nodige middelen, de termijnen en de verwachte deliverables. Hij of zij moet ervoor zorgen dat elk project is afgestemd op de visie en de waarden van de vzw.  

Zo stelt de projectverantwoordelijke in een residentiële dienst voor volwassenen met een beperking bijvoorbeeld een planning op met activiteiten aangepast aan de behoeften, interesses en mogelijkheden van de bewoners. Die activiteiten kunnen gaan van educatieve workshops en vrijetijdsactiviteiten tot culturele en sportieve uitstapjes of andere initiatieven om de persoonlijke en sociale ontwikkeling van de bewoners te bevorderen. 

De door de vzw beoogde doelstellingen bevorderen 

In de projecten die hij of zij op poten zet, doet de projectverantwoordelijke zijn of haar best om de streefdoelen van de vzw waarvoor hij werkt, te bevorderen. Zo zal de projectverantwoordelijke in een residentiële dienst voor volwassenen met een beperking streven naar een inclusieve omgeving waarin elke bewoner zich gewaardeerd voelt en volwaardig kan deelnemen aan het gemeenschapsleven. Hij of zij organiseert activiteiten die de integratie van de bewoners in de maatschappij bevorderen en het publiek bewust moeten maken van de uitdagingen die een beperking met zich meebrengt.  

In een rust- en verzorgingstehuis plant en coördineert de projectverantwoordelijke stimulerende en aangepaste activiteiten voor de bewoners die bijdragen tot hun lichamelijk en geestelijk welzijn. Die activiteiten kunnen gaan van lichaamsoefeningen en creatieve workshops tot culturele uitstapjes en andere vormen van ontspanning. 

Begrotingsbeheer  

De projectverantwoordelijke staat in voor het beheer van de budgetten die aan elk project worden toegekend. Hij of zij moet de uitgaven opvolgen, manieren vinden om de financiële middelen te optimaliseren en erover waken dat de projecten binnen de gestelde begrotingsgrenzen vallen. Daarvoor moet hij of zij de subsidieaanvragen bij de overheden en de aanvragen in het kader van partnerships (sponsordossier, verzoek om giften, crowdfunding enz.) beheren en nauw samenwerken met de fundraiser van de organisatie.  

Teamcoördinatie  

Hij of zij werkt nauw samen met de teamleden en de externe partners (dienstverleners zoals grafisch vormgever, drukker, traiteur enz.) om alle inspanningen te coördineren en ervoor te zorgen dat alle interne en externe spelers van het project op de hoogte zijn van hun rol en hun verantwoordelijkheid in het project. 

Uitwerken van de partnerstrategie en van acties/projecten  

De projectverantwoordelijke brengt potentiële partners in kaart om zijn of haar project tot een goed einde te brengen en handhaaft het hele project lang een werk- en vertrouwensrelatie. Hij of zij onderhoudt contacten met andere verenigingen, netwerken en platforms.  

Opvolging en evaluatie  

De projectverantwoordelijke ziet permanent toe op de vordering van de projecten. Hij of zij evalueert de geboekte vooruitgang ten opzichte van de gestelde doelen, merkt eventuele vertragingen of problemen op en neemt corrigerende maatregelen om het welslagen van het project te garanderen. 

Risicobeheer  

Hij of zij wijst de risico’s aan van de projecten en ontwikkelt risicobeperkende plannen om hun impact te minimaliseren. Het kan daarbij gaan om alternatieve plannen, noodplannen en proactief denkwerk over manieren om de onvoorziene omstandigheden aan te pakken. Hij of zij loopt vooruit op vragen zoals: welke alternatieven hebben we als het regent? Hoe kan je de locatie van het evenement bereiken zonder auto? enz.  

Communicatie  

De projectverantwoordelijke zorgt voor een duidelijke en regelmatige communicatie met alle spelers van het project. Hij of zij stelt voortgangsrapporten op en organiseert opvolgingsvergaderingen. In het kader van activiteiten in een residentiële dienst communiceert de projectverantwoordelijke regelmatig met de familie van de bewoners om hen op de hoogte te houden van de vorderingen en de activiteiten, en om hun vragen over familieleden te beantwoorden.  

Timemanagement  

Hij of zij stelt voor elk project een realistische agenda (retroplanning) op en houdt nauwlettend toezicht op de deadlines. Efficiënt timemanagement is onmisbaar om te garanderen dat de projecten tijdig klaar zijn en om de tijdsbeperkingen na te leven. 

Logistiek beheer 

De projectverantwoordelijke is belast met de logistiek (functie die hij of zij vervult in samenwerking met de logistiek en technisch coördinator; link naar fiche nr. 6). Als het project buiten de instelling of de lokalen van de vzw plaatsvindt, moet hij of zij zorgen voor de boeking van de zaal (offerteaanvraag, bezoek aan de zalen, boeking, beheer van de overeenkomst, betaling van het voorschot en de factuur (in samenwerking met de boekhouder; link naar fiche nr. 3). De dag voor het evenement moet hij of zij de zaal klaarzetten, nadien de zaal opruimen, achteraf een plaatsbeschrijving opmaken enz. De projectverantwoordelijke staat ook in voor de catering (offerteaanvraag aan traiteurs, ontvangst van de goederen enz.) en voor het aanleveren van alle andere benodigdheden (tenten, banken, tafels, projectoren, schermen enz.).  

Hij of zij mag niet vergeten om een lijst op te stellen van het nodige promotiemateriaal voor de dag van het evenement en ervoor te zorgen dat de strandvlaggen, roll-ups, flyers en andere promotiedragers de dag zelf beschikbaar zijn. Ook niet vergeten dat het promotiemateriaal naar de locatie van het evenement moet worden vervoerd, daar worden opgesteld, afgebroken en teruggebracht naar de oorspronkelijke locatie (magazijn of lokalen van de organisatie).  

Promotie en marketing  

De projectverantwoordelijke promoot de evenementen en brengt ze onder de aandacht samen met de communicatiedienst en/of deskundige professionals (communicatieverantwoordelijke, link naar fiche nr. 8, persattaché, community manager, verantwoordelijke voor de digitale communicatie enz.). Hij of zij moet marketing- en communicatiemateriaal voorzien: beeldmateriaal, presentatiedossier, flyers, posters, het evenement aanmaken op een platform zoals Eventbrite, een Facebook-evenement aanmaken, nieuwsbrieven en gedrukte uitnodigingen (als dat gerechtvaardigd is) verzenden enz.   

Evaluatie na het project  

Als het project eenmaal is afgelopen, gaat de projectverantwoordelijke over tot een volledige evaluatie om de resultaten, het succes en de verbeterpunten te analyseren. Die informatie kan worden gebruikt om toekomstige projecten uit te tekenen en de processen te verbeteren.